Merancang acara untuk organisasi anda adalah tekanan dan sangat memakan masa. Menjadi teratur boleh membantu mengurangkan tekanan dan menjimatkan masa anda. Satu aspek penting untuk dipertimbangkan semasa merancang ialah jemputan. Jemputan itu akan memberitahu orang ramai tentang acara yang akan datang dan meminta mereka untuk hadir. Ia selalunya kali pertama mereka akan mendengar acara itu, jadi adalah penting untuk merangkumi semua butiran dalam jemputan.
Elemen Undangan Asas
Elemen asas yang perlu disertakan dalam jemputan ialah:
- Organisasi yang menganjurkan acara
- Tarikh
- Masa
- Tempat
- Maklumat hubungan RSVP
- Harga untuk menghadiri majlis
Ia juga penting untuk menghantar jemputan keluar tepat pada masanya. Ini bermakna sekurang-kurangnya enam hingga lapan minggu sebelum acara itu. Ini memberi tetamu masa untuk bertindak balas dan merancang dengan sewajarnya.
Menulis Jemputan untuk Pengumpulan Dana
Memilih kata-kata yang betul boleh menetapkan nada untuk pengumpulan dana anda dan memberitahu tetamu tentang formaliti acara dan perkara yang sepatutnya mereka harapkan.
Garis Panduan Jemputan
Beberapa garis panduan yang perlu dipertimbangkan semasa menulis jemputan termasuk:
- Pastikan anda menyatakan dengan jelas siapa yang akan mendapat manfaat daripada acara tersebut.
- Sertakan butiran khusus mengenai acara seperti jika makan malam akan dihidangkan atau jika ada bar tunai.
- Pastikan anda menyebut formaliti acara tersebut. Jika acara itu adalah urusan rasmi, nyatakan bahawa ia adalah tali leher hitam supaya tetamu mengetahui etika berpakaian.
- Sentiasa berikan maklumat hubungan sekiranya tetamu mempunyai sebarang pertanyaan.
- Jika acara berada di tempat yang tidak dikenali, pertimbangkan untuk memasukkan arah dalam jemputan.
Pertimbangan Lain
Beberapa perkara lain yang perlu dipertimbangkan semasa menulis jemputan ialah:
- Tema:Pilih tema dan masukkannya ke dalam jemputan. Contohnya, jika acara itu adalah acara golf, gunakan tema golf untuk jemputan.
- RSVP: Sentiasa sertakan kad respons untuk dihantar semula oleh tetamu. Kad harus mempunyai tempat untuk menulis nama tetamu bersama-sama dengan sebarang bentuk pembayaran jika perlu.
- Jadilah unik: Jika ada sesuatu yang unik pada acara anda, senaraikannya dalam jemputan untuk menarik tetamu. Contohnya, lelongan senyap atau langsung boleh disebut atau jika ada hiburan istimewa.
Contoh Perkataan Jemputan
Terdapat cara yang tidak berkesudahan untuk menyatakan jemputan untuk pengumpulan dana. Anda boleh menggunakan contoh berikut sebagai panduan untuk menulis jemputan anda sendiri:
Sampel 1
Makan Tengah Hari Topi Tahunan
Sila sertai kami untuk makan tengah hari tengah hari
Di lokasi
Pada tarikh dan pada masa
Makan tengah hari akan dihidangkan pada jam 1:00 tengah hari. dengan wain percuma
Hadiah akan diberikan untuk topi terbaik
Tempat letak kenderaan valet
$50 sumbangan akan memberi manfaat kepada Organisasi
Sampel 2
Anda dijemput ke Nama Acara
Tarikh
Lokasi
6:00 p.m. Koktel dan Hors d'oeuvres
Cash Bar
7:30 p.m. makan malam
Lelongan Senyap dan Langsung
Black Tie Dihargai
ABC yang bermanfaat
Pusat Tetamu untuk Menghadiri Majlis Anda
Ingat bahawa jemputan selalunya merupakan perkara pertama yang akan dilihat oleh tetamu untuk memaklumkan mereka tentang acara anda. Pastikan anda meluangkan masa untuk memilih jemputan dengan teliti dan menyatakannya dengan cara yang jelas yang memberikan tetamu spesifik tentang perkara yang diharapkan. Apabila membuat jemputan untuk pengumpul dana sentiasa ingat nada yang anda mahu tetapkan untuk acara anda dan tunjukkan itu dalam kata-kata anda. Jadilah kreatif seperti yang anda mahu untuk menarik tetamu untuk menghadiri acara pengumpulan dana anda dan untuk menyokong tujuan anda.
