Walaupun semua persidangan perniagaan biasanya merangkumi pelbagai penceramah yang membincangkan topik yang diminati para hadirin, acara terbaik menggabungkan pelbagai jenis aktiviti. Pastikan acara seterusnya yang anda rancangkan berjaya dengan memasukkan pilihan yang akan menarik minat semua segmen khalayak sasaran.
Penceramah Utama
Penceramah utama boleh menjadi tarikan besar untuk hadirin persidangan. Ini biasanya pembentangan sesi umum, bermakna tiada penceramah lain yang mengadakan sesi pada masa yang sama. Topik biasanya melebihi tambang pembangunan profesional standard, menawarkan inspirasi atau cerapan unik. Walaupun pembentang ucaptama boleh dijadualkan pada bila-bila masa, mereka sering ditempah untuk sesi pertama dan terakhir di persidangan.
Bergantung pada saiz dan bajet acara, sesetengah kumpulan menempah selebriti atau individu berprofil tinggi lain sebagai penceramah utama. Sebagai contoh, Dan Rather ialah penceramah ucaptama untuk HR Florida pada tahun 2016, dan Malala Yousafzai akan berucap di Persidangan & Ekspo Persatuan Pengurusan Sumber Manusia (SHRM) 2018. Organisasi yang lebih kecil sering menempah selebriti tempatan atau penceramah motivasi untuk sesi ini. Anda boleh mencari penceramah utama melalui organisasi seperti Persatuan Penceramah Kebangsaan atau Big Speak.
Sesi Breakout
Sesi breakout ialah program pendidikan yang diadakan sepanjang hari di acara persidangan perniagaan. Lebih daripada satu sesi dijadualkan pada masa yang sama, untuk membolehkan peserta memilih daripada pelbagai topik supaya mereka boleh menyesuaikan jadual mereka ke tahap tertentu. Pertimbangkan untuk menempah profesional yang berjaya dalam bidang anda, perunding dan jurulatih industri, wakil agensi kerajaan dan pakar lain untuk slot ucaptama. Pertimbangkan untuk membuat panggilan untuk penceramah di tapak web organisasi anda untuk menggalakkan orang yang berminat untuk menyumbang menyerahkan cadangan.
Apabila menjadualkan penceramah pecahan, adalah penting untuk menawarkan pelbagai jenis perkara dan menyebarkan topik supaya orang ramai berkemungkinan dapat menghadiri program yang menarik minat mereka. Sebagai contoh, jika anda mempunyai dua penceramah berkaitan perakaunan, jadualkan mereka pada masa yang berbeza supaya orang yang paling berminat dalam perakaunan akan berpeluang menghadiri kedua-duanya. Menawarkan topik yang jauh berbeza pada masa yang sama, seperti pemasaran atau perkhidmatan pelanggan, supaya peserta yang tidak berminat dalam perakaunan mempunyai banyak pilihan juga.
Sesi Sumbangsaran
Salah satu faedah terbesar menghadiri persidangan ialah peluang untuk bertemu dan berkomunikasi dengan profesional yang berfikiran sama. Pertimbangkan untuk mengetepikan masa dalam agenda untuk sesi sumbang saran khusus untuk topik tertentu. Sebagai contoh, anda boleh menyekat beberapa sesi pelarian untuk menjadi perbincangan meja bulat mengenai topik hangat yang berkaitan dengan peserta. Secara bergantian, anda boleh menetapkan ruang tempat duduk dalam lobi tempat untuk diketepikan untuk perbincangan minat khas pada masa yang berbeza sepanjang hari. Para hadirin yang berminat untuk mengetahui lebih lanjut tentang pendapat orang lain tentang topik yang ditetapkan akan menghargai peluang untuk mengambil bahagian dalam sesuatu seperti ini.
Jualan Runcit
Persidangan selalunya menampilkan kedai runcit mudah alih tempat peserta boleh membeli barangan berjenama yang ditawarkan oleh persatuan penaja, seperti kemeja-t, pen, portfolio dan banyak lagi. Kedai-kedai jualan runcit ini juga lazimnya membawa buku-buku yang ditulis oleh pengarang yang sedang berucap pada majlis tersebut. Jika kumpulan anda tidak dapat melabur dalam jumlah inventori yang banyak, cuma sediakan beberapa item paparan yang boleh dipesan oleh peserta pada acara tersebut untuk anda hantar ke rumah atau pejabat mereka. Mereka mungkin akan menghargai tidak perlu membawa atau mengemas barang untuk dibawa pulang, jadi anda mungkin mendapati bahawa anda lebih banyak menjual dengan cara ini.
Penandatanganan Buku
Bercakap tentang pengarang, adalah idea yang baik menjadualkan tandatangan buku untuk penceramah yang telah menerbitkan buku semasa acara itu. Secara amnya, lebih baik untuk menjadi tuan rumah tandatangan buku pengarang tertentu sejurus selepas ucapan individu itu, kerana peserta yang teruja dengan pembentangan individu mungkin pergi terus ke tandatangan untuk membeli buku yang akan ditandatangani. Ini boleh membantu kumpulan anda meningkatkan jualan buku, dan ini juga menjadikan prospek bercakap di acara anda amat menarik perhatian pengarang.
Pameran Dagangan
Kebanyakan persidangan perniagaan termasuk bahagian pameran perdagangan, yang melibatkan mengetepikan kawasan di mana vendor dan penaja boleh menyediakan gerai untuk mempamerkan produk dan perkhidmatan mereka sebagai pertukaran dengan bayaran. Wang yang masuk hasil daripada yuran yang berkaitan dengan penyertaan pameran perdagangan boleh membantu menampung kos mengadakan acara keseluruhan dan juga membantu organisasi perancang memperoleh hasil untuk menyokong operasinya.
Untuk sesetengah persidangan, pameran perdagangan tetap dibuka sepanjang masa, manakala pada yang lain bahagian gerai pameran hanya tersedia kepada peserta semasa sesi itu tidak berlangsung. Setiap peserta pameran diberikan ruang gerai tertentu di mana mereka menyediakan paparan yang mempromosikan produk dan perkhidmatan mereka. Mereka menugaskan ahli pasukan untuk kakitangan gerai dan berinteraksi dengan peserta. Kebanyakan mengedarkan literatur produk dan menawarkan beberapa jenis pemberian (biasanya hadiah perniagaan promosi atau makanan ringan), serta mengumpul maklumat hubungan daripada peserta untuk digunakan bagi tujuan pemasaran pada masa hadapan.
Lelongan Senyap
Jika persidangan anda merupakan pengumpulan dana utama untuk kumpulan penaja atau persatuan lain, pertimbangkan untuk menganjurkan lelongan senyap. Ini melibatkan pengumpulan barangan yang didermakan yang boleh dibida oleh peserta untuk tempoh masa tertentu semasa persidangan. Sebaik sahaja pembidaan ditutup, pembida tertinggi untuk setiap item "menang" - yang bermaksud bahawa mereka akan membeli item tersebut. Mereka yang terlibat berseronok membeli-belah dan bersaing, terutamanya jika mereka mendapat tawaran hebat, dan organisasi menikmati aliran hasil tambahan daripada acara tersebut.
Makanan: Makanan dan Snek
Makanan adalah bahagian penting dalam mana-mana acara persidangan! Kemungkinan besar anda perlu membeli makanan dan makanan ringan dari pusat konvensyen, hotel, atau tempat lain di mana acara itu akan diadakan. Anda harus merancang untuk bersarapan ringan pada waktu pagi jika acara bermula pada awal hari, makan tengah hari bersalut atau bufet dan snek petang. Sesetengah acara juga termasuk makan malam pada satu atau lebih malam, terutamanya jika terdapat majlis anugerah atau pembentangan ucaptama malam khas.
Apabila memesan menu, pastikan anda mempunyai pelbagai pilihan untuk mengambil kira sekatan pemakanan khas. Jika anda menawarkan pilihan bufet, pastikan terdapat pilihan untuk orang yang tidak boleh (atau memilih untuk tidak) makan makanan seperti gluten, gula, gandum, kacang atau daging. Ia juga dinasihatkan untuk menyediakan pilihan untuk mereka yang mengikuti gaya hidup vegan. Jika anda menghidangkan hidangan bersalut, benarkan peserta memilih makanan yang bersesuaian dengan cara pemakanan mereka. Salah satu cara untuk melakukannya ialah dengan memasukkan bahagian pada borang pendaftaran di mana peserta boleh menentukan sekatan diet atau membuat pesanan khas.
Sambutan Permulaan
Pertimbangkan untuk menganjurkan resepsi sepak mula pada malam pertama persidangan yang memberi tumpuan kepada melibatkan peserta dengan acara itu dan mempromosikan penyokong (vendor dan penaja). Ideanya adalah untuk menganjurkan acara yang menyeronokkan yang orang ramai akan nantikan kehadirannya dan itu akan memberi mereka peluang untuk bersosial dengan peserta lain secara tersusun.
Majlis resepsi ini sering diadakan di tingkat pameran perdagangan, memberikan para hadirin pandangan pertama peserta pameran dalam suasana santai di mana makanan dan minuman dihidangkan. Ini mewujudkan manfaat nilai tambah untuk vendor dan penaja yang membayar untuk memiliki gerai pameran, kerana resepsi ini biasanya dihadiri oleh peserta persidangan.
Anda mungkin boleh mencari penaja untuk menanggung kos acara jenis ini sebagai pertukaran untuk pertimbangan promosi. Jika anda akan menghidangkan alkohol di kaunter penerimaan tetamu, pertimbangkan untuk memberi setiap peserta sejumlah tiket minuman tertentu supaya mereka boleh mendapatkan beberapa minuman tanpa kos. Ini akan membantu mengawal kos dan meminimumkan potensi isu liabiliti lain juga. Tiada caj dikenakan untuk makanan atau jenis minuman lain.
Hubungan Sosial
Adalah idea yang baik untuk memasukkan cara tidak formal tambahan untuk para hadirin berhubung antara satu sama lain dan bersosial dengan cara yang santai. Sebagai contoh, anda boleh menyertakan Tweetup yang membolehkan orang ramai berhubung dengan sebab yang menyeronokkan sambil turut mempertingkatkan kehadiran media sosial acara tersebut. Pilih hashtag rasmi untuk acara tersebut, supaya peserta boleh berkongsi pengalaman mereka dalam talian.
Adalah idea yang baik untuk membenarkan peserta mendaftar untuk menyertai acara kumpulan yang mereka akan bayar sendiri, seperti makan di jenis restoran tertentu, dengan penceramah atau pengarang yang karyanya diserlahkan pada acara tersebut, atau untuk melihat pemandangan tempatan. Ini amat berfaedah untuk orang yang tidak hadir bersama orang lain yang mereka kenali kerana ia memberi mereka cara untuk mengenali peserta lain dan melibatkan diri di kawasan setempat tanpa perlu keluar sendiri.
Hiburan
Hiburan boleh menjadi ciri tambahan yang hebat untuk persidangan besar, terutamanya yang berlangsung beberapa hari. Beberapa persidangan berbilang hari termasuk acara selepas waktu kerja seperti konsert, persembahan komedi atau parti yang peserta boleh hadiri. Kemasukan untuk peserta hendaklah dimasukkan dalam yuran pendaftaran acara keseluruhan walaupun anda mungkin juga harus membenarkan mereka membeli tiket tambahan hanya untuk bahagian yang berfokuskan hiburan. Dengan cara itu, pengembara perniagaan yang membawa rakan atau ahli keluarga bersama-sama boleh menyertakan teman perjalanan mereka untuk jenis acara ini.
Kumpulan Senaman
Adalah sukar untuk berada di landasan yang betul dengan rutin senaman anda apabila anda berada di luar bandar pada persidangan. Ia boleh membantu apabila penganjur acara menerbitkan jadual aktiviti senaman kumpulan yang dianjurkan. Sebagai contoh, anda boleh mendapatkan ahli jawatankuasa yang biasa dengan kawasan setempat untuk menganjurkan berjalan kaki atau larian harian, atau mengetepikan kawasan di tempat itu untuk menawarkan kelas kecergasan berkumpulan kepada mereka yang ingin mengambil bahagian.
Hadiah Pintu Hadirin
Orang ramai suka memenangi sesuatu, jadi sangat bagus untuk menyediakan cara untuk peserta mendaftar dan memenangi hadiah pintu semasa acara itu. Anda boleh memasukkan hadiah pintu yang disediakan oleh organisasi penaja serta barangan yang disumbangkan oleh vendor. Sebagai contoh, sesetengah kumpulan boleh menganugerahkan hadiah utama wang tunai (dibiayai oleh organisasi atau penaja), bersama-sama dengan hadiah yang lebih kecil yang disumbangkan oleh peserta pameran perdagangan.
Banyak kumpulan menguruskan proses pemberian hadiah pintu dengan menyediakan peserta dengan kad bingo yang diisi dengan nama setiap penaja atau beberapa vendor pertama yang mendaftar dan membayar. Para hadirin perlu melawat gerai yang ditentukan untuk mendapatkan setem atau tandatangan unik, kemudian kad yang telah lengkap dimasukkan dalam lukisan. Kad ditarik pada masa yang telah ditetapkan (biasanya pada penghujung hari), dengan hadiah diberikan kepada peserta yang hadir.
Di sesetengah acara, vendor yang mempunyai hadiah pintu menganugerahkan mereka dengan mengumpul kad perniagaan daripada peserta atau mengimbas kod bar daripada lencana mereka.
Hadiah Pintu Pempamer
Sesetengah kumpulan juga menawarkan hadiah pintu kepada peserta pameran sebagai cara untuk menarik minat individu dan syarikat yang menyediakan sokongan kewangan untuk persidangan itu. Satu pilihan ialah melukis nama satu atau dua peserta pameran untuk menerima ruang gerai percuma untuk acara tahun berikutnya. Anda juga mungkin ingin mempertimbangkan untuk melukis nama wakil vendor untuk menganugerahkan hadiah yang menyeronokkan yang akan mereka terima. Mereka akan menghargainya dan ia mungkin membantu mereka menggesa majikan mereka untuk mengambil bahagian pada tahun hadapan!
Penilaian
Adalah penting untuk mendapatkan maklum balas daripada hadirin tahun ini, serta vendor dan penaja. Sediakan cara untuk semua orang yang terlibat melengkapkan borang penilaian. Anda boleh mengedarkan penilaian kertas pada acara itu atau susulan dengan menghantar tinjauan dalam masa beberapa hari. Tidak kira bagaimana anda meminta maklum balas, adalah penting untuk anda lakukan! Ia juga penting untuk anda mendengar! Terbitkan keputusan dan ambil maklum balas yang anda ambil kira apabila anda mula merancang acara tahun depan.
Semoga Persidangan Hebat
Walaupun ini bukan senarai yang merangkumi semua kemungkinan jenis aktiviti yang boleh disertakan dalam persidangan, ia adalah titik permulaan yang bagus. Semak idea ini dan galakkan orang lain yang terlibat dalam merancang acara anda yang seterusnya untuk melakukan perkara yang sama. Gunakan perkara yang anda pelajari untuk memilih beberapa aktiviti dan sebagai titik permulaan untuk memikirkan idea lain yang boleh membantu menjadikan acara anda lebih menarik kepada khalayak sasaran anda. Terdapat banyak persidangan di luar sana, jadi penting untuk mengambil langkah untuk memastikan persidangan anda menyediakan peluang dan sumber pembangunan profesional yang berharga, serta sedikit keseronokan.
