Borang W-9 Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri (IRS) bertajuk "Permintaan Nombor Pengenalan dan Pensijilan Pembayar Cukai." Dokumen IRS ini direka bentuk untuk mengumpulkan maklumat cukai asas daripada pembayar cukai tertentu, yang mungkin individu atau perniagaan.
Tujuan Borang W-9
Pertama sekali, W-9 menyediakan syarikat maklumat asas tentang pembayar cukai yang menjalankan perniagaan dengannya. Ia membolehkan mereka melaporkan jumlah yang dibayar kepada pembayar cukai untuk perkhidmatan yang diberikan kepada IRS. Warganegara Amerika Syarikat dan individu asing pemastautin, syarikat, amanah dan jenis entiti perniagaan lain yang tidak mempunyai cukai yang ditahan daripada pendapatan mereka mesti melengkapkan W-9, manakala bukan pemastautin asing atau individu asing akan melengkapkan Borang W-8 sebaliknya.
Jika pembayar cukai tidak mengisi dan memulangkan W-9 atau memberikan nombor pengenalan pembayar cukai (TIN) yang salah atau tidak lengkap, sebarang dana yang dibayar kepada pembayar cukai mungkin tertakluk kepada penahanan sandaran. Dalam keadaan ini, syarikat akan menahan 28% daripada pendapatan yang perlu dibayar kepada pembayar cukai dan menghantar bahagian yang ditahan kepada IRS. Ini ialah cara agensi persekutuan untuk memastikan cukai yang sesuai dibayar, walaupun pembayar cukai tidak dikenal pasti dengan betul.
Bilakah W-9s Diperlukan?
Sebuah perniagaan perlu mendapatkan W-9 daripada mana-mana individu atau syarikat yang mana ia perlu memfailkan penyata maklumat dengan IRS. Sebagai contoh, perniagaan yang mengupah kontraktor bebas untuk mereka bentuk tapak web baharu syarikat berkemungkinan perlu memfailkan borang 1099-MISC dengan IRS untuk melaporkan jumlah yang dibayar kepada pereka web.
Untuk memfailkan 1099-MISC yang lengkap, perniagaan memerlukan maklumat pengenalan kontraktor - nama, TIN, alamat dan sebagainya. Perniagaan perlu mengumpul borang W-9 daripada kontraktor untuk mendapatkan maklumat tersebut. Begitu juga, perniagaan akan sering meminta borang W-9 daripada vendor korporat supaya mereka mempunyai maklumat yang mereka perlukan untuk melaporkan perbelanjaan perniagaan mereka seperti yang dikehendaki oleh IRS.
W-9 Pengekalan Rekod
Seperti kebanyakan dokumen cukai, perniagaan harus menyimpan salinan semua borang W-9 selama sekurang-kurangnya tiga tahun selepas penyata cukai yang berkaitan terakhir difailkan (atau tarikh akhir penyata, jika kemudian). Dalam contoh di atas, jika perniagaan membuat kontrak dengan pereka web pada 2017 dan dia menyelesaikan kerjanya sebelum akhir tahun, perniagaan itu harus menyimpan borang W-9nya sekurang-kurangnya sehingga 16 April 2021 (dengan andaian perniagaan tersebut memfailkan 2017nya. pulangan cukai pada 15 April 2018).
Cara Mengisi Borang W-9
W-9 sebenar agak pendek dan agak mudah. Ia terdiri daripada tiga bahagian utama: maklumat peribadi, TIN dan pensijilan.
Bahagian Maklumat Peribadi untuk Individu
Di baris 1, pembayar cukai individu mesti memberikan nama mereka seperti yang tertera pada penyata cukai mereka. Walaupun mereka secara teknikalnya adalah entiti perniagaan, pemilik tunggal mesti meletakkan nama sah mereka sendiri dalam bahagian ini.
Pemilik tunggal mengulangi nama mereka dalam baris kedua, yang memanggil 'Nama Perniagaan atau Nama Entiti Diabaikan.' Di sini, mereka meletakkan nama penuh mereka dan huruf DBA, yang bermaksud 'berniaga sebagai,' diikuti dengan nama rekaan untuk perniagaan itu, jika ada. Contohnya, jika John Smith ialah pemilik tunggal Speedy Plumbing, dia akan mengisi baris pertama sebagai John Smith dan baris kedua sebagai John Smith DBA Speedy Plumbing.
Seterusnya, pembayar cukai menyemak kotak 'Individu/Pemilik Tunggal', yang terletak di bawah baris nama. Pembayar cukai juga mesti memberikan alamat surat-menyuratnya pada baris 5 dan 6. Maklumat pelanggan boleh disertakan di sebelah kanan borang di kawasan ini, tetapi tidak diperlukan.
Bahagian Maklumat Peribadi untuk Perniagaan
Perniagaan atau entiti lain mesti meletakkan nama sah mereka (tepat seperti yang tertera pada penyata cukai mereka) pada baris 1. Jika perniagaan itu juga mempunyai nama dagangan atau DBA, nama itu berada di baris 2.
Seterusnya, pembayar cukai menandai kotak yang menunjukkan cara entiti perniagaan diklasifikasikan dari segi struktur undang-undangnya. Anda perlu menyatakan sama ada entiti itu ialah syarikat C, syarikat S, Perkongsian, Syarikat Liabiliti Terhad (LLC), dsb.
Jika perniagaan adalah LLC ahli tunggal, tandai kotak 'Individu/Pemilik Tunggal' dan bukannya kotak 'LLC'. LLC yang telah memilih bentuk percukaian alternatif (mis. LLC yang telah memilih untuk dikenakan cukai sebagai S Corporation) akan memasukkan kod klasifikasi cukai pada ruang di sebelah kotak semak LLC, seperti yang diarahkan oleh borang.
Alamat surat-menyurat utama entiti mesti disediakan dalam baris 5 dan 6. Alamat pelanggan juga boleh ditambah dalam ruang di sebelah kanan bahagian alamat surat-menyurat, tetapi tidak diperlukan.
Pengecualian
Kebanyakan pembayar cukai akan membiarkan ruang dalam baris 4 kosong. Ruang pertama dalam baris 4 menunjukkan bahawa pembayar cukai dikecualikan daripada pegangan sandaran. Individu dan pemilik tunggal hampir tidak akan dikecualikan daripada penahanan sandaran, tetapi dalam situasi tertentu syarikat dikecualikan. Kod penerima dan keadaan disenaraikan pada halaman ketiga W-9. jika anda layak untuk salah satu syarat ini, anda akan meletakkan nombor kod yang sesuai di ruang pertama untuk baris 4.
Bahagian FATCA baris 4 hanya terpakai jika anda menyerahkan W-9 kepada institusi kewangan asing dan anda dikecualikan daripada pelaporan Akta Pematuhan Cukai Akaun Asing (FATCA). Dalam situasi itu, semak senarai kod dan sebab pada halaman ketiga borang W-9 untuk melihat sama ada anda layak, dan letakkan surat kod yang sesuai pada ruang FATCA dalam baris 4. Apabila ragu-ragu, tanya institusi kewangan yang meminta borang sama ada anda perlu mengisi ruang ini atau tidak.
Maklumat Nombor Akaun
Barisan terakhir pada bahagian maklumat peribadi merujuk kepada 'nombor akaun.' Di sini, pembayar cukai menyenaraikan mana-mana akaun yang mereka miliki dengan IRS untuk membayar balik cukai atau pra-pembayaran untuk kewajipan liabiliti cukai yang dijangkakan. Maklumat ini adalah pilihan dan biasanya harus dibiarkan kosong.
Nombor Pengenalan Pembayar Cukai (TIN)
Bahagian TIN mesti dilengkapkan tidak kira sama ada pembayar cukai adalah individu, pemilik tunggal atau entiti perniagaan.
- Individu meletakkan nombor keselamatan sosial mereka di sebelah kanan borang, dalam ruang yang disediakan.
- Pemilik tunggal dan LLC ahli tunggal boleh menggunakan sama ada nombor Keselamatan Sosial mereka atau nombor pengenalan majikan (EIN), walaupun IRS memilih nombor Keselamatan Sosial.
- Walaupun individu tertentu bertanggungjawab ke atas entiti tersebut, jenis entiti perniagaan lain meletakkan EIN mereka dalam ruang yang disediakan.
Bahagian Pensijilan
Dalam bahagian ini, pembayar cukai menandatangani borang dan mengesahkan bahawa maklumat yang terkandung di dalamnya adalah benar. Gagal memberikan atau memfailkan maklumat palsu dengan sengaja menyebabkan pembayar cukai dikenakan pen alti.
Pematuhan W-9
Sama ada anda seorang kontraktor bebas atau perniagaan yang menyediakan perkhidmatan kepada pelanggan atau jika anda sebuah syarikat yang mengupah individu atau entiti perniagaan untuk menyediakan perkhidmatan, borang W-9 adalah penting untuk pematuhan cukai. Dapatkan nasihat profesional daripada profesional cukai yang berkelayakan jika anda mempunyai keadaan khusus atau tidak pasti sama ada anda perlu melengkapkan atau meminta borang ini.
