Adakah anda perlu menulis permintaan untuk surat pembayaran? Walaupun menghubungi pelanggan dan meminta mereka membayar bil yang telah lewat tempoh adalah tidak menyenangkan, ia adalah sesuatu yang orang yang memiliki dan menguruskan perniagaan pastinya perlu lakukan dari semasa ke semasa. Untuk menggunakan templat surat yang disediakan di sini, hanya klik imej di bawah. Dokumen akan dibuka sebagai fail PDF yang kemudian anda boleh edit, simpan dan cetak mengikut keperluan. Gunakan panduan ini untuk Adobe printables jika anda memerlukan bantuan tentang cara menggunakan dokumen ini.
Surat Minta Pembayaran Jumlah Baki
Gunakan templat ini jika anda perlu menulis surat permintaan pembayaran baki tertunggak.
Surat Permintaan Bayaran Pendahuluan kepada Pelanggan
Gunakan templat ini dalam situasi di mana pelanggan telah membuat kontrak dengan anda untuk menyediakan produk atau perkhidmatan yang memerlukan bayaran pendahuluan.
Surat Minta Pelepasan Pembayaran
Gunakan contoh surat ini sebagai titik permulaan untuk meminta pelepasan bayaran yang disimpan di eskrow sementara menunggu selesainya transaksi.
Petua Menulis untuk Surat Permintaan Pembayaran
Walaupun anda perlu melaraskan maklumat dalam templat agar sepadan dengan situasi anda, adalah penting untuk menggunakan nada yang sesuai dan pastikan dokumen itu diformatkan secara profesional.
Gunakan Nada Yang Sesuai
Apabila menghantar surat kepada pelanggan atau pelanggan yang meminta pembayaran, adalah penting untuk menyampaikan maksud anda sejelas mungkin sambil mengekalkan nada profesional yang positif. Jangan hantar permintaan pertama atau kedua yang sangat negatif yang pelanggan rasa diserang. Jika nadanya terlalu keras, pelanggan mungkin merasakan tiada gunanya cuba meneruskan hubungan dengan perniagaan anda. Apabila itu berlaku, terdapat risiko pelanggan akan memilih untuk tidak membayar bil, kerana dia tidak prihatin untuk mengekalkan hubungan.
Gunakan Pemformatan Profesional
Gunakan kepala surat syarikat dan format surat perniagaan standard jika anda menghantar surat permintaan pembayaran melalui pos atau faks. Bergantung pada prosedur surat-menyurat syarikat anda, anda juga mungkin boleh menghantar surat melalui e-mel. Jika ya, adalah lebih baik untuk memasukkan surat itu dalam kandungan mesej e-mel dan bukannya sebagai fail lampiran. Anda tidak perlu membuat templat kepala surat untuk mesej e-mel, tetapi anda harus menutup komunikasi dengan tandatangan e-mel rasmi syarikat anda.
Menyusul
Jika anda menghantar surat permintaan pembayaran pada akaun yang telah lewat dan anda tidak menerima maklum balas daripada penerima dalam masa 30 hari, pertimbangkan untuk membuat panggilan telefon susulan. Seperti surat itu, adalah wajar untuk mengekalkan nada positif. Cuba bercakap terus dengan orang yang bertanggungjawab membayar bil dan mengesahkan penerimaan surat. Jika anda boleh bercakap dengan pihak yang bertanggungjawab, tawarkan untuk memproses pembayaran kad kredit melalui telefon atau dalam talian. Jika tidak, tanya bila anda boleh mengharapkan untuk menerima bayaran. Catat tarikh dan buat susulan dengan surat pembayaran lewat.
Tindakan Tambahan untuk Koleksi
Jika pembayaran tidak diterima seperti yang dipersetujui, anda perlu meningkatkan akaun ke langkah seterusnya dalam prosedur syarikat anda untuk mengurus akaun yang tertunggak. Jika bil masih belum dibayar untuk tempoh masa yang panjang, nada surat kutipan masa hadapan perlu lebih tegas, akhirnya diserahkan kepada agensi kutipan jika perlu. Walaupun terdapat keadaan tertentu di mana tindakan kutipan akhir perlu diambil, adalah tidak digalakkan untuk berbuat demikian sehingga anda telah menghabiskan setiap kemungkinan cara untuk menyelesaikan pembayaran lewat secara baik. Sehingga anda benar-benar bersedia untuk menghantar akaun ke pungutan atau mengambil tindakan undang-undang, jangan nyatakan tindakan sedemikian dalam surat-menyurat permintaan pembayaran dengan orang atau perniagaan yang akaunnya telah lewat tempoh.
