Mengekalkan komunikasi sukarelawan yang berkesan adalah penting untuk kejayaan setiap organisasi bukan untung. Untuk memastikan sukarelawan sentiasa bertenaga dan terlibat dalam kerja mereka, adalah penting untuk memberitahu mereka apa keperluan organisasi, menyatakan penghargaan atas usaha mereka dan memastikan mereka memahami betapa pentingnya sumbangan mereka. Komunikasi yang berkesan ialah elemen penting untuk membina hubungan yang berkekalan dengan sukarelawan.
Tambahkan Bahagian Sukarelawan pada Laman Web Anda
Menambah bahagian khusus sukarelawan pada tapak web anda ialah cara terbaik untuk berkomunikasi dengan sukarelawan semasa anda dan menarik yang baharu. Dengan menyediakan dan menyelenggara pusat komunikasi sukarelawan di tapak web kumpulan anda, anda akan memudahkan sukarelawan untuk mengikuti perkembangan yang berlaku dengan organisasi. Pastikan anda memaparkan gambar atau video yang menunjukkan sukarelawan sedang beraksi (dengan kebenaran mereka). Anda juga boleh menerbitkan perkara seperti peluang sukarelawan, mesyuarat jawatankuasa akan datang dan maklumat lain yang menarik minat sukarelawan. Bergantung pada tahap kecanggihan tapak web anda, anda mungkin boleh menyediakan cara untuk sukarelawan memuat naik dokumen, menjejaki waktu perkhidmatan mereka atau melihat bahan latihan.
Kenali Sukarelawan Melalui Tinjauan
Tinjauan ialah alat komunikasi yang berguna untuk mengenali sukarelawan dan mengetahui cara mereka ingin terlibat dengan organisasi anda. Pertimbangkan untuk menyediakan tinjauan melalui bahagian sukarelawan tapak web anda, atau masukkannya dalam templat e-mel yang dihantar kepada sukarelawan baharu. Ia sepatutnya hanya mempunyai beberapa soalan yang membolehkan anda memahami jenis aktiviti sukarelawan yang mereka ingin sertai dan kemahiran yang mereka ada. Minta seseorang menyemak keputusan, kemudian hubungi secara individu dengan maklumat tentang jawatankuasa atau projek yang sepadan dengan minat mereka. Masukkan maklumat ini ke dalam pangkalan data sukarelawan yang boleh digunakan pada masa hadapan untuk memberitahu orang ramai apabila projek baharu tersedia.
Berhubung Dengan Sukarelawan Melalui Media Sosial
Manfaatkan kehadiran media sosial organisasi anda sebagai alat komunikasi untuk berinteraksi dengan sukarelawan dan kumpulan berkepentingan lain. Galakkan sukarelawan untuk mengikuti halaman media sosial organisasi dan membalas budi, seperti dengan mengikuti mereka kembali di Twitter atau Instagram. Siarkan foto dan kapsyen yang menyerlahkan sumbangan sukarelawan kumpulan anda, bersama-sama dengan pautan ke liputan media kumpulan itu. Galakkan sukarelawan untuk berinteraksi dengan mengulas dan/atau berkongsi siaran organisasi. Galakkan penglibatan sukarelawan dengan usaha komunikasi keseluruhan organisasi dengan menubuhkan jawatankuasa media sosial untuk menyelaraskan atau membantu dengan penyiaran sosial.
Terbitkan Surat Berita Sukarelawan
Banyak organisasi bukan untung menghantar surat berita kepada sukarelawan, serta kepada penderma, agensi pembiayaan, sumber rujukan pengguna dan kumpulan lain pada setiap bulan atau suku tahunan. Mengedarkan surat berita ialah cara terbaik untuk memberitahu pihak yang berminat tentang pencapaian terbaru kumpulan amal, projek semasa dan matlamat masa depan. Ia juga menyediakan kenderaan yang sangat baik untuk mengiktiraf sumbangan sukarelawan yang cemerlang. Bergantung pada siapa sukarelawan anda dan pihak lain yang berminat, anda mungkin perlu mencetak dan menghantar surat berita, atau anda mungkin lebih baik dilayan oleh surat berita elektronik. Pertimbangkan untuk menjemput pihak berkepentingan untuk melanggan pilihan penghantaran pilihan mereka.
Kekalkan Hubungan Peribadi Satu-satu
Dalam membina hubungan dengan sukarelawan, tiada pengganti untuk membuat hubungan peribadi dengan individu yang bermurah hati menyumbangkan masa dan bakat mereka kepada organisasi anda. Adalah dinasihatkan untuk menjadualkan pertemuan bersemuka secara berkala dengan sukarelawan yang memegang jawatan pengerusi atau yang memainkan peranan penting lain yang membolehkan kumpulan amal anda mencapai misinya. Memanggil sukarelawan secara berkala untuk mendaftar masuk boleh menjadi cara yang berkesan untuk mengekalkan hubungan individu tanpa perlu meminta mereka meluangkan masa untuk perbincangan secara rasmi atau persidangan video. Pengarah eksekutif juga boleh menyediakan masa sembang apabila sukarelawan digalakkan untuk singgah atau menghubungi untuk mendapatkan sambungan peribadi.
Berhubung Melalui Mesyuarat Jawatankuasa
Mesyuarat jawatankuasa sukarelawan boleh menjadi penting untuk kejayaan semua jenis projek. Apabila projek baharu bermula, anda dinasihatkan untuk mengadakan pertemuan dengan mereka yang berminat untuk menjadi sukarelawan supaya mereka berpeluang untuk mengetahui lebih lanjut tentang jenis peranan yang tersedia dan jenis komitmen masa yang mungkin diperlukan oleh setiap satu. Sebaik sahaja jawatankuasa dibentuk, sama ada untuk projek khas atau untuk kumpulan kerja yang berterusan, mesyuarat tetap terus menjadi penting untuk mengurus proses dan mengekalkan komunikasi sukarelawan yang berkesan. Adalah lebih baik untuk menetapkan jadual mesyuarat, seperti Selasa ketiga setiap bulan, supaya sukarelawan dapat membuat perancangan lebih awal.
Minta Sukarelawan Kongsi Maklum Balas
Komunikasi perlu mengalir kedua-dua arah. Sama pentingnya untuk menggalakkan sukarelawan berkongsi pemikiran dan idea mereka dengan organisasi dan pemimpinnya seperti juga untuk memastikan maklumat mengalir kepada sukarelawan. Terdapat banyak cara untuk memudahkan sukarelawan memberikan maklum balas atau berkongsi cadangan. Jika sukarelawan datang ke pejabat dengan kerap, sediakan kotak cadangan. Atau, sediakan maklum balas@ alamat e-mel yang boleh digunakan oleh sukarelawan pada bila-bila masa yang mereka mahu. Ia juga merupakan idea yang baik untuk membiasakan diri memperuntukkan masa untuk orang ramai berkongsi maklum balas dan cadangan tentang agenda mesyuarat. Anda juga mungkin mahu menganjurkan kumpulan fokus secara berkala untuk meneroka dan membincangkan maklum balas. Apa yang penting ialah mudah untuk sukarelawan memberikan maklum balas.
Anjurkan Perhimpunan Sosial untuk Sukarelawan
Berikan peluang kepada sukarelawan untuk berhubung antara satu sama lain melalui perhimpunan sosial yang tidak melibatkan permintaan untuk menderma masa atau wang. Pertimbangkan secara berkala menganjurkan pengadun sukarela sahaja di pejabat anda atau di rumah ahli lembaga atau pengerusi jawatankuasa. Jemput semua orang yang telah menawarkan diri dalam jangka masa yang ditetapkan. Bergantung pada belanjawan organisasi anda, anda boleh menyediakan minuman atau mungkin lebih baik untuk merancang potluck. Perkara utama ialah menyediakan cara untuk orang yang berkongsi minat dalam organisasi anda untuk mengenali satu sama lain dan mula membentuk ikatan. Lagipun, sukarelawan anda akan lebih berkemungkinan untuk terus terlibat dengan organisasi jika rakan mereka turut terlibat.
Iktiraf Usaha Sukarelawan
Pastikan bahawa sukarelawan diiktiraf atas peranan penting yang mereka rancang dalam membenarkan organisasi anda mencapai misinya atau sebaliknya membantu tujuan penting. Pastikan sebutan umum organisasi mengiktiraf sukarelawan dan bukannya terlalu menumpukan perhatian kepada pengarah eksekutif atau ahli kakitangan lain. Sebagai contoh, apabila mencari publisiti untuk organisasi, arahkan ahli media atau blogger untuk menemu bual pengerusi jawatankuasa atau ahli lembaga selain pekerja. Apabila menerbitkan foto aktiviti organisasi, pilih imej yang menampilkan sukarelawan. Apabila mempromosikan kutipan derma acara khas, pertimbangkan untuk menyenaraikan nama ahli jawatankuasa pada pengumuman.
Secara Formal Nyatakan Penghargaan kepada Sukarelawan
Pengiktirafan adalah penting, tetapi begitu juga penghargaan. Pastikan anda mengucapkan terima kasih kepada sukarelawan, secara bersemuka dan melalui nota terima kasih rasmi. Pertimbangkan untuk menganjurkan acara penghargaan sukarelawan sekurang-kurangnya sekali setahun, seperti jamuan tengah hari untuk sukarelawan sahaja atau perhimpunan lain yang termasuk ucapan penghargaan sukarelawan dan anugerah perkhidmatan. Sediakan plak atau anugerah lain untuk sukarelawan yang telah membuat sumbangan yang sangat penting kepada kumpulan atau penyokong lama. Pertimbangkan tahun anugerah perkhidmatan untuk pencapaian utama, serta sijil kertas penghargaan untuk semua sukarelawan.
Gunakan Pelbagai Alat Komunikasi Sukarelawan
Mana-mana organisasi yang bergantung pada perkhidmatan sukarelawan mesti mengambil langkah untuk melibatkan dan mengekalkan mereka yang berkongsi masa dan bakat mereka serta merekrut orang baharu untuk membantu. Tiada pengganti untuk mengekalkan komunikasi yang berkesan dengan sukarelawan. Menggunakan pelbagai alat komunikasi akan membantu anda membina dan melibatkan pasukan sukarelawan yang kuat yang komited kepada organisasi anda. Melalui komunikasi sukarelawan yang berkesan, anda akan dapat memupuk hubungan yang kukuh dengan individu yang berkemungkinan kekal terlibat dengan entiti amal anda untuk beberapa tahun akan datang.
