Apabila pekerja memberitahu anda bahawa mereka meletakkan jawatan, sukar untuk mengetahui apa yang perlu dikatakan. Pengurus sering terkejut apabila pekerja berhenti, jadi penting bagi mereka untuk bersedia untuk bertindak balas dengan sewajarnya apabila pekerja menyerahkan surat peletakan jawatan atau menyatakan bahawa mereka akan meninggalkan pekerjaan mereka.
Apa yang Perlu Dikatakan Apabila Pekerja Berundur
Bukan hanya satu cara yang betul untuk bertindak balas apabila seseorang berhenti kerja. Dalam banyak cara, perkara yang anda patut katakan akan berbeza-beza berdasarkan spesifik situasi dan dasar serta prosedur syarikat anda. Walau apa pun, adalah penting untuk bertindak balas secara sivil dan profesional.
Pilihan Respons Awal
Apabila pekerja memberitahu anda bahawa mereka meletakkan jawatan, bersedia untuk membalas kenyataan mereka dengan segera, dengan cara yang tenang dan tenang. Contoh respons awal yang sesuai ialah:
- Saya kesal mendengarnya.
- Terima kasih kerana memberitahu saya.
- Saya terkejut apabila mengetahui bahawa anda akan pergi.
Jangan katakan apa-apa yang boleh ditafsirkan sebagai negatif, menghakimi atau menghina. Elakkan daripada bertindak balas dengan cara yang menunjukkan anda mengambil keputusan orang itu untuk berhenti secara peribadi.
Minta Notis Bertulis
Kebanyakan syarikat memerlukan surat peletakan jawatan bertulis. Jika pekerja tidak mempunyai surat, minta satu surat selepas penyata awal anda. Adalah lebih baik untuk mendapatkan notis bertulis pada masa pekerja memberitahu anda bahawa mereka akan pergi. Ia boleh ditulis tangan, dihantar melalui e-mel kepada anda atau ditaip dan dicetak dengan cepat. Surat perletakan jawatan hanya perlu mempunyai tarikh, kenyataan bahawa pekerja memilih untuk meletakkan jawatan dan perkara yang individu itu jangkakan hari terakhir mereka bekerja.
Untuk meminta surat peletakan jawatan bertulis anda boleh berkata:
- Saya gembira anda memberitahu saya, walaupun dasar syarikat memerlukan surat peletakan jawatan bertulis. Adakah anda mempunyai satu yang disediakan?
- Jika anda tidak mempunyai surat perletakan jawatan, mari kita draf surat sekarang. Berikut ialah pad nota yang boleh anda gunakan.
- HR akan meminta salinan surat peletakan jawatan anda. Saya nampak awak ada telefon awak. Adakah anda akan mengeluarkan e-mel anda dan hanya menaip nota ringkas yang mengesahkan perbualan kami dan menghantarnya kepada saya?
Bersedia untuk menjawab soalan, termasuk berapa banyak notis yang diharapkan oleh syarikat apabila pekerja meletak jawatan. Rujuk buku panduan pekerja syarikat untuk mendapatkan jawapan yang pasti jika anda tidak pasti.
Terima Peletakan Jawatan
Melainkan terdapat kontrak yang akan melarang pekerja daripada boleh meletak jawatan, beritahu mereka bahawa anda menerima peletakan jawatan mereka. Beritahu mereka bahawa anda atau wakil HR akan berhubung untuk memuktamadkan butiran keluar mereka daripada organisasi setelah anda melalui saluran yang betul.
Soalan Susulan
Anda mungkin ingin bertanya beberapa soalan untuk cuba memahami sebab individu tersebut telah memutuskan untuk pergi. Contoh soalan yang sesuai termasuk:
- Adakah anda sudi berkongsi apa yang menyebabkan anda meletak jawatan?
- Adakah sesuatu yang spesifik berlaku yang menyebabkan anda memutuskan untuk pergi?
- Adakah anda keberatan berkongsi apa yang anda rancang untuk lakukan seterusnya selepas masa anda di sini tamat?
Jangan tolak pekerja untuk mendapatkan jawapan. Seorang pekerja tidak diwajibkan untuk memberitahu majikan mengapa mereka berhenti atau apa yang mereka rancang untuk lakukan seterusnya. Jangan tanya terlalu banyak soalan juga. Jika pekerja kelihatan keberatan untuk berkongsi, biarkan sahaja. Kemungkinan seseorang dalam pasukan HR akan bertanya soalan yang sama semasa temu duga keluar individu.
Doakan Mereka Baik
Tutup perbualan dengan sopan dengan menyatakan penghargaan dan mengucapkan selamat maju jaya. Contohnya:
- Terima kasih atas kerja keras anda sepanjang anda berada di sini. Semoga terus berjaya.
- Terima kasih kerana memberitahu saya secara peribadi. Saya menghargai pertimbangan anda dan mengucapkan selamat sejahtera.
- Anda akan dirindui. Semoga berjaya dalam apa jua laluan kerjaya yang anda tempuhi.
Melangkah Ke Hadapan Melangkaui Peletakan Jawatan Pekerja
Setelah peletakan jawatan pekerja diterima, sudah tiba masanya untuk memberi tumpuan kepada peralihan. Dapatkan kakitangan yang sesuai untuk mengendalikan kertas kerja dan prosedur penamatan, termasuk HR dan pasukan teknologi maklumat. Pencarian untuk pengganti perlu dimulakan dan pekerja lain perlu dimaklumkan. Berurusan dengan perletakan jawatan pekerja yang baik bukanlah sesuatu yang ingin dihadapi oleh mana-mana pengurus. Bersedia untuk menangani kemungkinan ini akan melengkapkan anda untuk memproses perletakan jawatan pekerja dengan profesionalisme dan rahmat.
