Setiap situasi penutupan perniagaan mempunyai butiran yang berbeza. Jenis perniagaan akan menentukan tindakan yang anda, pelanggan atau pembekal perlu ambil sebelum perniagaan ditutup untuk selamanya. Untuk membangunkan surat tersuai yang memenuhi keperluan anda, mulakan dengan contoh surat dan sesuaikan perkataan untuk menggambarkan butiran situasi tertentu anda.
Templat Surat Penutupan Perniagaan
Jika anda menguruskan proses menutup perniagaan, mungkin sesuai untuk anda menghantar surat kepada pelanggan dan pembekal anda. Contoh surat untuk khalayak ini disediakan di sini. Anda boleh mengakses setiap templat dengan mengklik pada imej yang sepadan. Setiap templat ialah dokumen PDF yang boleh disesuaikan yang boleh disimpan dan dicetak mengikut keperluan. Lihat panduan ini untuk mencetak untuk mendapatkan bantuan bekerja dengan dokumen.
Pemberitahuan Pelanggan
Templat ini direka bentuk untuk dihantar kepada pelanggan untuk memberitahu mereka bahawa syarikat akan ditutup. Adalah penting untuk menghantar surat jenis ini jika pelanggan perlu mengambil item dari lokasi anda atau mengambil beberapa jenis tindakan lain sebelum perniagaan berhenti beroperasi.
Pemberitahuan Pembekal
Gunakan surat ini untuk memberitahu pembekal bahawa organisasi anda akan menghentikan operasi, pastikan anda memberikan notis yang mencukupi untuk membolehkan invois akaun akhir, pembayaran dan penyelesaian sebarang perkara yang belum selesai.
Sebab Menulis Surat Penutupan Perniagaan
Setelah anda membuat keputusan untuk menutup perniagaan anda, anda tidak dinasihatkan untuk hanya menggantung papan tanda 'tertutup' di pintu anda. Adalah lebih baik untuk mengumumkan penutupan kepada pelanggan dan pembekal anda dengan surat rasmi. Mereka telah menjadi pemain utama dalam aktiviti perniagaan anda dengan membeli produk dan perkhidmatan anda dan, dalam kes pembekal, dengan memberikan anda produk dan perkhidmatan yang memainkan peranan penting dalam perniagaan anda. Sebagai salah satu tindakan terakhir perkhidmatan pelanggan anda, anda perlu memberi mereka amaran awal bahawa perniagaan anda tidak akan tersedia lagi.
Surat penutupan perniagaan ialah cara terbaik untuk mewujudkan pengakhiran profesional kepada hubungan perniagaan semasa anda dan menerangkan sebarang tindakan yang perlu diambil oleh pelanggan dan pembekal anda. Menghantar surat sebegini menunjukkan usaha murni untuk berkomunikasi dan menampung mereka yang organisasi anda telah menjalankan perniagaan. Ia juga boleh membantu memastikan bahawa semua perkara dikendalikan sebelum penutupan, yang boleh membantu mengelakkan isu undang-undang yang berpotensi timbul.
Masa Pemberitahuan Penutupan
Tiada peraturan keras dan pantas tentang bila anda perlu menghantar surat penutupan perniagaan. Tarikh mel sebenar bergantung kepada beberapa faktor.
Pelanggan
Anda mahu pelanggan istimewa anda mendengar tentang penutupan perniagaan anda daripada anda, bukan melalui khabar angin atau menemui pintu tertutup tanpa notis awal. Mempunyai notis mengukuhkan kepada pelanggan anda bahawa anda rasa mereka istimewa dan memberi mereka peluang untuk menjalankan sebarang transaksi perniagaan akhir yang diperlukan dengan anda.
Secara umum, pertimbangkan untuk menghantar surat pemberitahuan penutupan atau menyertakan salinan surat dalam bil bulanan mereka sekurang-kurangnya 30 hari sebelum tarikh tutup. Perniagaan perkhidmatan seperti pencuci kering atau kedai pembaikan perlu memberi masa yang cukup kepada pelanggan untuk masuk dan mengambil barang-barang mereka. Perniagaan runcit mungkin ingin meninggalkan banyak masa untuk jualan bagi mengurangkan inventori mereka, dengan surat penutupan perniagaan dikeluarkan sebelum jualan bermula.
Pembekal
Secara amnya, sebaiknya maklumkan kepada pembekal tentang niat anda untuk menutup sekurang-kurangnya 60 hari sebelum tarikh akhir operasi anda. Ini akan membolehkan masa yang mencukupi untuk akaun diselesaikan dan ditutup.
Pertimbangan Khas untuk Rancangan Masa Depan
Jika anda menjual perniagaan dan merancang untuk membuka perniagaan baharu yang berkaitan serta-merta selepas itu, anda mungkin mahu meminimumkan jumlah masa antara kedua-duanya. Contohnya, anda mungkin memutuskan untuk menangguhkan penghantaran surat penutupan perniagaan sehingga tepat sebelum tarikh tutup jika anda menjual francais pengemasan anda dan membuka perkhidmatan pengemasan anda sendiri.
Apa yang Perlu Dikomunikasikan dalam Surat Anda
Matlamat utama surat penutupan perniagaan adalah untuk menyatakan dengan jelas butiran penutupan perniagaan dan mengucapkan terima kasih yang tulus kepada pembaca atas perniagaan atau perkhidmatan mereka. Surat-surat ini tidak perlu panjang untuk berkesan. Surat itu hendaklah:
- Beritahu pembaca tarikh perniagaan akan ditutup
- Maklumkan pembaca tentang apa sahaja yang perlu mereka lakukan (seperti mengambil cucian kering mereka, membayar bil tertunggak mereka atau datang untuk jualan keluar perniagaan)
- Beritahu pembaca ke mana hendak mengarahkan soalan mereka
- Terima kasih kepada pelanggan atau pembekal atas perniagaan mereka
Surat itu tidak perlu memberi sebab mengapa perniagaan ditutup. Jika sebabnya adalah berita baik, seperti persaraan pemilik, anda boleh membuat keputusan untuk memasukkan sebab dalam surat itu. Jika tidak, adalah lebih baik untuk menumpukan surat pada subjek yang penting kepada pembaca, seperti perkara yang perlu mereka lakukan dan bila.
Kekalkan Hubungan
Adalah lebih disukai untuk meninggalkan hubungan perniagaan secara positif. Walaupun anda tidak pernah merancang untuk berjumpa atau bekerja dengan individu lagi, adalah lebih baik untuk membantu, positif dan ikhlas dalam surat penutupan perniagaan. Profesionalisme anda akan memudahkan anda menutup perniagaan dan ia mungkin memberi anda permulaan yang lebih baik jika rancangan perniagaan masa depan anda membawa anda untuk bekerja dengan individu yang sama ini pada masa hadapan.
